3 Vantagens da digitalização de acervo acadêmico
Um dos segmentos chave para vender scanners profissionais é o das instituições de ensino. Veja como abordar assertivamente esse público, apresentando as vantagens da digitalização de acervo acadêmico.
Qual a importância da digitalização de acervo para as instituições de ensino?
Além de ter se tornado obrigatória por lei (nas instituições de ensino superior), a digitalização do acervo acadêmico traz diversas vantagens para este segmento.
Confira algumas delas a seguir.
1. Facilita o acesso às informações
A administração de uma instituição de ensino envolve uma quantidade muito alta de documentos.
São documentos pessoais dos alunos, como rg, comprovante de endereço, etc.; documentos escolares, como históricos, boletins, declarações, etc.; documentos de controle administrativo como atestados, comprovantes de pagamento de mensalidade, entre outros.
Enfim, trata-se de uma imensa variedade de informações contidas em diversos tipos de documentos.
Com isso, podemos concluir que é muito mais rápido e muito mais fácil, encontrar uma informação contida em determinado documento se ele estiver armazenado em um acervo digital.
Afinal, a possibilidade de pesquisar um determinado dado utilizando uma barra de buscas, é bem mais prática e eficiente do que ter que realizar essa busca manualmente, nas inúmeras pastas e gavetas de um arquivo físico.
E para dar conta desse alto fluxo de digitalização, é preciso adquirir um scanner com capacidade para atender altas demandas.
Vale ressaltar que a facilidade de acesso às informações é uma vantagem que otimiza tanto a rotina de administração da instituição, quanto a experiência dos alunos.
2. Garante mais segurança para as informações
A proteção de dados é uma pauta cada vez mais citada, e essa visibilidade é merecida.
Precisamos reconhecer que as informações pessoais são extremamente delicadas e importantes, e precisam ser tratadas com todo o cuidado possível.
No caso das instituições de ensino, por exemplo, a perda de um histórico ou diploma, pode atrapalhar a vida acadêmica ou profissional de um aluno.
Pensando nisso, devemos valorizar os recursos que permitem oferecer mais segurança para essas informações, como o acervo digital.
Há muito mais riscos de perder ou danificar um documento físico, do que um documento digitalizado.
Afinal, documentos digitalizados podem ser armazenados em um sistema de armazenamento na nuvem, que por sua vez, pode garantir algumas funções de segurança como restrições de acesso, replicação geográfica, criptografia de dados, entre outras.
3. Reduz os custos e o tempo gasto com tarefas manuais
Com a digitalização do acervo acadêmico, as instituições de ensino reduzem consideravelmente os custos com materiais de papelaria e espaço ocupado com o arquivo físico.
Além disso, a facilidade de gestão de documentos digitais reduz o tempo gasto em determinadas tarefas, como a busca por informações arquivadas, que em um arquivo físico é bem mais lenta e trabalhosa.
Use essas vantagens a seu favor
Se apresentadas da maneira adequada, as vantagens da digitalização de acervo acadêmico podem fortalecer sua abordagem, e fazer com que suas vendas de scanners profissionais para instituições de ensino sejam bem mais assertivas.
Aproveite essas dicas e boas vendas!
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