Scanner para: captura distribuída x captura centralizada

Para vender o scanner ideal, é preciso saber qual o método de digitalização mais vantajoso para o seu cliente.

Existem modelos que atendem perfeitamente às necessidades de um sistema de digitalização por captura distribuída e outros modelos com recursos que serão mais úteis para uma captura centralizada.

Confira a seguir, como identificar qual é a melhor solução para o seu cliente, e aumente as chances de garantir sucesso para suas vendas.

Captura centralizada x captura distribuída

A diferença entre os métodos de digitalização por captura centralizada e por captura distribuída é o número de pontos de digitalização disponíveis.

Captura centralizada

Na captura centralizada, todos os documentos são digitalizados em um único ponto físico. Quando a empresa possui algumas unidades espalhadas geograficamente, o centro de digitalização se concentra em uma dessas unidades e sempre que for necessário digitalizar algum documento, as outras unidades precisam enviar os arquivos físicos para que o processo de digitalização seja realizado no local determinado.

Isso também pode ocorrer com empresas que têm apenas um ponto físico. Neste caso, o centro de digitalização pode ser um andar, departamento, ou qualquer espaço específico dentro do prédio da empresa.

Captura distribuída

Na captura distribuída, as digitalizações podem ser realizadas em diversos locais e as imagens digitalizadas são armazenadas em um mesmo servidor.

Por exemplo, uma empresa com unidades espalhadas em estados diferentes, pode disponibilizar scanners para cada uma dessas unidades, e os documentos digitalizados ficarão disponíveis digitalmente em um mesmo servidor.

Ou ainda, em uma empresa com um único ponto físico, cada funcionário pode ter um scanner na sua própria mesa, e armazenar essas imagens digitalizadas no servidor geral da empresa.

Qual o método de captura ideal para cada situação?

Quando oferecer um scanner para captura centralizada

A captura centralizada pode ser recomendada para empresas menores e equipes cuja demanda de digitalização por colaborador não seja muito intensa.

Afinal, o scanner será de uso compartilhado. Portanto, se muitos funcionários precisarem utilizá-lo com frequência, ao mesmo tempo, o fluxo de tarefas pode ficar congestionado.

Quando oferecer um scanner para captura distribuída

A captura distribuída é a opção mais indicada para empresas com maior volume de digitalização por colaborador. Pois, se cada colaborador tem seu próprio scanner o processo fica bem mais rápido e prático.

A questão da segurança também deve ser levada em consideração. Para uma empresa que lida com documentos frágeis ou dados confidenciais, o compartilhamento de equipamento e/ou o processo de transporte até o centro de digitalização pode não ser a opção mais segura. Neste caso, a captura distribuída é a solução mais recomendada.

Esta é também uma escolha financeiramente estratégica para empresas com unidades espalhadas geograficamente. Afinal, se cada unidade tiver seus próprios scanners, os possíveis custos com o transporte de documentos para um centro de digitalização serão eliminados.

Qual scanner oferecer para o seu cliente?

Scanner para captura centralizada

Se o seu cliente optar pelo modelo de captura centralizada, vai precisar de um scanner robusto, que dê conta da demanda de digitalização da sua equipe.

Ofereça scanners com recursos para compartilhamento em rede, estes serão os atrativos chave para a sua negociação.

Os modelos que permitem a criação de usuários e configuração de pré definições para digitalização podem ser muito interessantes para este público.

Seguem alguns modelos de scanners ideais para a digitalização por captura centralizada:

Os scanners Fujitsu fi-7600 e fi-7900
Os scanners das linhas S3000 e i4000 da Kodak Alaris
Os scanners Canon DR-G2110 e DR-G2140