4 vantagens da digitalização de documentos para seus clientes
Quer vender mais scanners? Mostre para seus clientes as vantagens da digitalização de documentos. Quando eles entenderem a importância dessa tarefa, vão buscar o melhor equipamento para executá-la.
1. Reduz custos
Toda empresa possui pelo menos um processo que demanda algum fluxo de documentos.
Quando todo este fluxo é composto por documentos físicos, os gastos com materiais de papelaria, impressão e até com espaço para um arquivo físico são claramente maiores.
Com a digitalização de documentos, é possível migrar esses processos para o ambiente digital e reduzir consideravelmente estes custos.
2. Melhora a produtividade
Com os documentos digitalizados e armazenados em um sistema de gestão eficiente, fica muito mais fácil encontrar as informações corretas no momento certo.
O tempo que geralmente é gasto ao procurar determinado documento em papel entre as diversas pastas e gavetas de um arquivo físico, pode ser melhor aproveitado na realização de uma atividade mais produtiva.
3. Facilita o trabalho remoto
Essa é uma das principais vantagens do cenário atual.
Com tanta gente se adequando ao trabalho remoto, vale a pena ressaltar as vantagens da digitalização de documentos para esta situação.
Por exemplo, quando você lida com documentos digitais, geralmente eles são armazenados em um sistema em nuvem. Desta maneira, as informações podem ser acessadas por todos os colaboradores autorizados, de onde quer que eles estejam.
4. Protege as informações da empresa
A digitalização de documentos diminui os riscos de danos e perda dos documentos. Além de possibilitar o uso de mais recursos de proteção contra o acesso indevido a documentos confidenciais.
Isso também se deve ao armazenamento em nuvem citado anteriormente.
Por exemplo, é muito mais fácil que alguém não autorizado veja um documento em papel, deixado por engano em cima de uma mesa, do que ao tentar acessar um documento digital, que geralmente pode ser protegido por senha.
Documentos em papel também estão mais suscetíveis a sofrer rasuras e, em alguns casos, acabam sendo perdidos.
Pode-se notar que todos os pontos abordados são vantagens atrativas para qualquer tipo de negócio que lide com a gestão documental.
E é por isso que ao se identificar com essas situações seus clientes certamente vão entender com mais clareza a importância de adquirir um scanner profissional para aproveitar as vantagens da digitalização de documentos.
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